Przedstawiony projekt jest w naszej ocenie odpowiedzią na zgłaszane postulaty przedsiębiorców. Obecnie obowiązujące przepisy zobowiązują pracodawcę do długookresowego przechowywania dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. W praktyce pracodawcy dokumentację pracowniczą i akta osobowe prowadzą i przechowują w klasycznej wersji  papierowej. Możliwe jest prowadzenie akt osobowych jednocześnie w dwóch formach – elektronicznej i papierowej – jednak forma elektroniczna jest traktowana przez organ kontrolny jedynie jako wersja pomocnicza. Z uwagi na brak podstaw prawnych, cyfryzacja i usprawnienia z niej wynikające, dotychczas nie była w pełni wykorzystywana do realizacji obowiązków pracowniczych.

Proponowane zmiany są korzystne dla pracownika i pracodawcy. Dla pracownika chociażby ze względów dowodowych istotna jest jakość prowadzonej dokumentacji, a projektowane zmiany wpłyną na poprawę jej jakości. Dodatkowo usprawniona zostanie komunikacja pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem (tj. dopuszczenie elektronicznego obrotu informacji w stosunkach pracy). Zdecydowanie pozytywnym jest, iż projekt zapewnia pracodawcom możliwość wyboru postaci, w jakiej nastąpi realizacja obowiązku wynikającego z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w postaci papierowej albo elektronicznej, jak również będzie miał możliwość wykorzystania elektronicznych sposobów komunikacji z pracownikiem.

Zaproponowany wachlarz zmian wraz ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych (przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy zakończył się) zapewnia zachowanie obowiązku przekazywania danych do ZUS, koniecznych do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno – rentowych oraz przejrzystość przetwarzania danych. Przedsiębiorcy otrzymują konkretny zapis, w oparciu o który dokonują dogodnego dla nich wyboru modelu prowadzenia akt – papierowego (tzw. tradycyjnego) albo elektronicznego. Dla przykładu, w branżach charakteryzujących  się dużą rotacją pracowników korzystanie z dokumentacji zdigitalizowanej zdecydowanie ułatwi i jednocześnie finalnie obniży koszty prowadzenia firmy.

Z punktu widzenia pracownika i ochrony jego praw korzystną propozycją jest wydłużenie okresu wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do 14 dni. Obecnie pracownik ma do dyspozycji 7 dni na wystosowanie takiego żądania.

Wdrożenie projektowanych zmian jest związane z dostosowaniem zaplecza technicznego ZUS. W dłuższym okresie czasu wprowadzenie zmian powinno skutkować wymiernymi korzyściami po stronie pracodawców, jak i urzędów. Cyfryzacja zwiększa zasięg  oddziaływania, ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej. Proces cyfryzacji administracji postępuje. Przedsiębiorcy wprowadzają innowacyjne zmiany w swojej działalności i tym samym oczekują usprawniania procesu związanego z prowadzeniem firmy, również w obszarze związanym z realizacją obowiązków pracowniczych.

Warszawa, 8 grudnia 2016 r.

Przedłożony do konsultacji przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy przewiduje wprowadzenie do Kodeksu pracy obowiązek potwierdzania pracownikowi na piśmie przez pracodawcę podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Krajowa Izba Gospodarcza, po przeanalizowaniu treści proponowanej nowelizacji stoi na stanowisku, iż proponowana nowelizacja jest niekorzystna dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników, nakłada bowiem na przedsiębiorców dodatkowe ryzyko gospodarcze (m.in. porzucenie przez pracownika pracy).

Informacje ogólne

Projektodawca wskazuje w Ocenie Skutków Regulacji (dalej: OSR), iż „projekt ma na celu, wzmocnienie ochrony praw pracowników i zapobieganie nielegalnemu wykonywaniu pracy”. W OSR projektodawca twierdzi, iż „zmiana art. 29 § 2 Kodeksu pracy odnosi się do tzw. „syndromu pierwszej dniówki”, tj sytuacji, w której umowa na piśmie zawierana jest w dniu kontroli, podczas gdy w rzeczywistości pracodawcy powierzają pracę wcześniej, bez potwierdzania na piśmie rodzaju umowy i jej warunków oraz nie zgłaszają osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego”. Krajowa Izba Gospodarcza pragnie podkreślić, iż w aktualnie obowiązującym stanie prawnym inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mogą skutecznie eliminować praktyki pracodawców związane z nielegalnym zatrudnianiem pracowników.

W obecnym stanie prawnym, w oparciu o art. 29 § 2 Kodeksu pracy (dalej: KP), jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W praktyce, pracodawca może swój obowiązek wypełnić do końca pierwszego dnia pracy pracownika.

Projektodawca proponuje zmianę art. 29 § 2 KP polegającą na nałożeniu na pracodawcę obowiązku potwierdzania pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, jeżeli umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej. Dodatkowo, zgodnie z propozycją zmiany w art. 281 pkt 2 KP karze grzywny przewidzianej w tym artykule będzie podlegać nie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy.

Informacje szczegółowe

Dyrektywa Rady 91/533/EWG z dnia 14 października 1991 r. w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy wskazuje, iż informacja powinna zostać przekazania na piśmie pracownikowi, nie później niż dwa miesiące po podjęciu zatrudnienia. Patrząc na doświadczenia innych krajów europejskich, praktykowane jest potwierdzanie istotnych warunków zatrudnienia nawet w ciągu dwóch miesięcy, tak jak np. w Wielkiej Brytanii. W Polsce, jak i w Luksemburgu istnieje regulacja dopuszczająca potwierdzenie warunków najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Z kolei w Niemczech i w Szwecji – w ciągu jednego miesiąca od zatrudnienia.

Podsumowując, zdaniem KIG nowelizacja wpłynie negatywnie na działalność wielu firm, może bowiem zakłócić funkcjonowanie przedsiębiorstw (np. problem z realizowaniem zamówień, problem z brakiem pracowników szczególnie w takich branżach jak budownictwo czy gastronomia). Zgodnie bowiem z przedstawioną propozycją zapisów, to na pracodawcę spadnie ryzyko nie stawienia się pracownika do pracy pomimo uprzedniego zawarcia umowy z tym pracownikiem (umowy o pracę). Szczególnie zauważalne jest zjawisko porzucenia pracy wśród pracowników sezonowych oraz mniej wykwalifikowanych. Dla przedsiębiorcy – pracodawcy, porzucenie przez pracownika pracy formalnie jest związane z identycznymi obowiązkami, jak w sytuacji rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Formalnie bowiem, w takiej sytuacji umowę o pracę pracodawca jest zobowiązany wypowiedzieć zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Może też pojawić się dla pracodawcy problem w rozróżnieniu sytuacji – pomiędzy porzuceniem pracy, a możliwym usprawiedliwieniem nieobecności pracownika w pracy z opóźnieniem (vide orzecznictwo Sądu Najwyższego).

W naszej ocenie, w wyniku wejścia w życie regulacji w zakresie art. 29 § 2 KP zatrudnienie może odbywać się przy zwiększonym udziale umów cywilnoprawnych, z uwagi na nałożenie na przedsiębiorcę dodatkowych ryzyk, obowiązków i obostrzeń związanych z prawem pracy.

Warszawa, 21 stycznia 2016 r.