Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych

Przy pierwszym wniosku do KIG BLCA lub w przypadku aktualizacji danych należy dokonać uwierzytelnienia przedsiębiorcy i reprezentujących go osób przedkładając następujące dokumenty:

1. dokument potwierdzający rejestrację i prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej,
2. zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON,
3. decyzję albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej NIP,
4. uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego (przedstawicieli ustawowych, prokurentów i/lub pełnomocników), wraz z pełnomocnictwami w sytuacji, gdy prawo do reprezentowania przedsiębiorcy nie wynika bezpośrednio z dokumentów wskazanych w pkt.1).

Uwierzytelnienia wzorów podpisów można dokonać poprzez złożenie:

• wzoru podpisu w obecności przedstawiciela KIG na specjalnym formularzu lub,
• wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
• kserokopii karty wzorów podpisów bankowych zawierającej  potwierdzenie autentyczności podpisu wnioskodawcy potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez pracownika banku

Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa może zostać potwierdzony przez reprezentantów firmy zgodnie dokumentem rejestrowym, których wzory podpisów zostały wcześniej uwierzytelnione w KIG BLCA

W przypadku odpisu z KRS, CEIDG oraz REGON i NIP akceptowane są aktualne wydruki ze stron internetowych właściwych urzędów.

W przypadku zmian u przedsiębiorcy powodujących konieczność dokonania korekt w dokumentach wymienionych, wnioskodawca jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów zawierających aktualne dane.

O legalizację dokumentów, świadectwa pochodzenia i zaświadczenia mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w KIG BLCA informacji, Eksporter kontaktuje się z KIG drogą elektroniczną:

mail: legalizacja@kig.pl

tel.: 22 630 96 31

tel.: 22 630 98 99

tel.: 22 630 97 67

A. Weryfikacja wniosków i dokumentów

A.1. Legalizacja dokumentów handlowych

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu handlowego.

Wzór wniosku > pobierz

Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Krajowej Izby Gospodarczej (szczegóły w zakładce „Uwierzytelnienie eksportera”).

W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby KIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.

Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną

mail: legalizacja@kig.pl

Upoważniony pracownik KIG może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do legalizacji lub wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG.

A.2. Wystawienie świadectwa pochodzenia na formularzu KIG

W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celno-skarbowy. Uwaga: druga strona formularza jest wypełniana i drukowana tylko, gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

Podstawą do wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG jest wymóg importera wyrażony w akredytywie lub kontrakcie aby wystawcą dokumentu była izba gospodarcza oraz urzędowe świadectwo pochodzenia wystawione przez administrację celno-skarbową Do wniosku eksporter załącza kserokopię akredytywy lub kontraktu oraz kserokopię świadectwa po okazaniu oryginału do wglądu.

Wzór formularza > formularz swiadectwa pochodzenia

B. Wniesienie opłaty przez eksportera

Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura, a eksporter wnosi na rzecz KIG obowiązującą opłatę kartą płatniczą.

W przypadku składania dokumentów pocztą/kurierem eksporter wnosi opłaty w formie przedpłaty na konto:

Bank Millennium SA 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832

W takim przypadku faktura jest wystawiana po zakończeniu procesu legalizacji i przesłaniu potwierdzenia dokonania opłaty.

Uwaga: brak możliwości płatności gotówką.

Aktualny wykaz cen dostępny jest w zakładce Cennik − poniżej.

Wysokość łącznej opłaty za konkretną legalizację dokumentów można uzgadniać z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną:

mail: legalizacja@kig.pl

Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik KIG dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.

Zalegalizowane lub wystawione przez KIG dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.