Czynności  legalizacyjne są dokonywane przez Krajową Izbę Gospodarczą na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Krajowej Izby Gospodarczej.

Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, m.in.: dokumenty autorstwa wnioskodawcy, świadectwa i zaświadczenia urzędów państwowych i samorządowych.

Rodzaje legalizowanych przez Krajową Izbę Gospodarczą dokumentów:

1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
5. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Krajowa Izba Gospodarcza wydaje również niżej wymienione dokumenty:

1. Zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością.
2. Zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków.
3. Zaświadczenia/certyfikaty o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej.

Więcej w zakładce Zaświadczenia Krajowej Izby Gospodarczej.

Jakie dokumenty i czynności nie podlegają legalizacji KIG:

1. Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
2. Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
3. Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
4. Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
5. Długo i krótko terminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
6. Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
7. Wydruki, kserokopie lub niepodpisane dokumenty.
8. Dokumenty podpisane elektronicznie.
9. Kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. KIG nie wykonuje również potwierdzeń za zgodność z oryginałem.
10. Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
11. Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie), których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
12. Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy,  pełnomocnictwa nie dotyczące spraw handlowych oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym, certyfikaty siły wyższej (takie dokumenty po analizie prawnej wystawia na wniosek firm radca prawny KIG).
13. Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania, certyfikaty końcowego użytkownika i oświadczenia firm o zaistnieniu okoliczności siły wyższej.
14. Zaproszenia dla obcokrajowców.

Przedsiębiorca występujący do Krajowej Izby Gospodarczej o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

1.Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
•    aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
•    lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
•    lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.

2.Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
•    aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

3.Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
•    kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

4.Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
•    wzoru podpisu w obecności przedstawiciela BLCA KIG na specjalnym formularzu lub,
•    wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
•    kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,
Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa  może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Krajowa Izba Gospodarcza zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla KIG.

Krok 1 UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

Eksporter przekazuje KIG komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.

W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w KIG BLCA informacji, Eksporter kontaktuje się z KIG drogą elektroniczną: legalizacja@kig.pl
lub telefonicznie pod numerami: 22 630 96 31, 22 630 97 07, 22 630 98 99, 22 630 97 67.

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

Krok 2 WNIOSKOWANIE

A. Weryfikacja wniosków i dokumentów

A.1. Legalizacja dokumentów handlowych

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu handlowego.

Wzór wniosku  Pobierz doc

Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych  do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Krajowej Izby Gospodarczej (szczegóły w zakładce „Uwierzytelnienie eksportera”).

W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby KIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.
Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną legalizacja@kig.pl.

Upoważniony pracownik KIG może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do legalizacji lub wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG.

A.2. Wystawienie świadectwa pochodzenia na formularzu KIG

W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celno-skarbowy. Uwaga: druga strona formularza jest wypełniana i drukowana tylko, gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

Podstawą do wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG jest wymóg importera wyrażony w akredytywie lub kontrakcie aby wystawcą dokumentu była izba gospodarcza oraz urzędowe świadectwo pochodzenia wystawione przez administrację celno-skarbową  Do wniosku eksporter załącza kserokopię akredytywy lub kontraktu oraz kserokopię świadectwa po okazaniu oryginału do wglądu.

Wzór formularza formularz_swiadectwa_pochodzenia

B. Wniesienie opłaty przez eksportera

Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura, a eksporter wnosi na rzecz KIG obowiązującą opłatę kartą płatniczą.

W przypadku składania dokumentów pocztą/kurierem eksporter wnosi opłaty w formie przedpłaty na konto Bank Millennium SA 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832. W takim przypadku faktura jest wystawiana po zakończeniu procesu legalizacji i przesłaniu potwierdzenia dokonania opłaty.

Uwaga: brak jest możliwości płatności gotówką.

Aktualny wykaz cen dostępny jest w zakładce Cennik − poniżej.

Wysokość łącznej opłaty za konkretną legalizację dokumentów można uzgadniać z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną legalizacja@kig.pl.

Krok 3 LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik KIG dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.

Zalegalizowane lub wystawione przez KIG dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.

W zależności od wymagań zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

Informacje dotyczące legalizacji w MSZ dostępne są na stronie www.msz.gov.pl.

W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl.

Legalizacja dokumentów na potrzeby zatrudnienia obcokrajowców – wymagania ogólne

Legalizacja dokumentów na potrzeby zatrudnienia pracowników z Nepalu, Indii, Sri Lanki

Legalizacja dokumentów na potrzeby zatrudnienia pracowników z Filipin

Legalizacja dokumentów na potrzeby zatrudnienia pracowników z Tajlandii

Cennik obowiązujący od 01.07.2023 r. – pobierz pdf