• A A A

Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?

Zapraszamy do Krajowej Izby Gospodarczej Biura Legalizacji Certyfikacji i Karnetów ATA.

Eksperci odpowiedzą na Twoje pytania pod numerami telefonu: 22 630 96 31, 22 630 97 17, 22 630 97 67 lub korespondencyjnie legalizacja@kig.pl .

Dział Legalizacji obsługuje klientów od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 – 15.00

Szczegóły w zakładkach poniżej.

 UWAGA

W przypadku legalizacji dokumentów określonych przez stronę zagraniczną na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników należy postępować zgodnie z procedurą Krajowej Izby Gospodarczej.

Procedura legalizacji dokumentów na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników: Tutaj

Wniosek o legalizację dokumentów: Tutaj

Załącznik do wniosku (oświadczenie na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników): Tutaj

Szczegóły w Dziale Legalizacji www.legalizacja.kig.pl


blca.grafika123_

  • Czynności  legalizacyjne są dokonywane przez Krajową Izbę Gospodarczą na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Krajowej Izby Gospodarczej.

  • Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.

    Rodzaje legalizowanych przez Krajową Izbę Gospodarczą dokumentów:

    1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
    2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
    3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
    4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
    5. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
    6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

    Krajowa Izba Gospodarcza wydaje również niżej wymienione dokumenty:

    1. Zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością.
    2. Zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków.
    3. Zaświadczenia/certyfikaty o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej.

    Więcej w zakładce Zaświadczenia Krajowej Izby Gospodarczej.

  • KIG nie legalizuje:

    1. zaświadczeń i raportów bankowych,
    2. zaświadczeń i decyzji wydanych przez urzędy skarbowe,
    3. dokumentów sądowych, w tym sądów arbitrażowych,
    4. długo i krótko terminowych deklaracji dostawcy,
    5. elektronicznie generowanych deklaracji celnych,
    6. dokumentów urzędowych podlegających legalizacji Apostille,
    7. kserokopii lub dokumentów nie podpisanych,
    8. tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy przysięgłych i dokumentów potwierdzonych notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
  • Przedsiębiorca występujący do Krajowej Izby Gospodarczej o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

    1.Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
    •    aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości
    •    lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju
    •    lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego

    2.Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
    •    aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

    3.Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
    •    kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

    4.Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
    — wzoru podpisu w obecności przedstawiciela BLCA KIG na specjalnym formularzu lub,
    — wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
    — oryginalnej kopii karty bankowej, z adnotacją „potwierdzam autentyczność podpisu ”,
    Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa  może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

    W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

    Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Krajowa Izba Gospodarcza zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla KIG.

  • Krok 1 UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

    Eksporter przekazuje KIG komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.

    W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w KIG BLCA informacji, Eksporter kontaktuje się z KIG drogą elektroniczną: legalizacja@kig.pl
    lub telefonicznie pod numerami: 22 630 96 31, 22 630 97 17, 22 630 97 67.

    O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

    Krok 2 WNIOSKOWANIE

    A. Weryfikacja wniosków i dokumentów

    Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu.

    Wzór wniosku  Pobierz doc

    Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych (reprezentacji lub pełnomocników) do reprezentowania przedsiębiorstwa, których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Krajowej Izby Gospodarczej (szczegóły w zakładce „Uwierzytelnienie eksportera”.

    W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celno-skarbowy. Uwaga: Druga strona formularza wypełniana i drukowana jest tylko gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

    Podstawą do wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG jest wymóg importera wyrażony w akredytywie lub kontrakcie aby wystawcą dokumentu była izba gospodarcza oraz urzędowe świadectwo pochodzenia wystawione przez administrację celno-skarbową  Do wniosku eksporter załącza kserokopię akredytywy lub kontraktu oraz kserokopię świadectwa po okazaniu oryginału do wglądu.

    Wzór formularza formularz_swiadectwa_pochodzenia

    W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby KIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji. Kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

    Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną legalizacja@kig.pl.

    Upoważniony pracownik KIG może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do legalizacji lub wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu KIG.

    B. Wniesienie opłaty przez eksportera

    Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura, a eksporter wnosi na rzecz KIG obowiązującą opłatę w kasie KIG (kasa czynna w godz. 9.00-15.00).

    W przypadku składania dokumentów pocztą/kurierem eksporter wnosi opłaty w formie przedpłaty na konto Bank Millennium SA 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832. W takim przypadku faktura jest wystawiana po zakończeniu procesu legalizacji i przesłaniu potwierdzenia dokonania opłaty. Aktualny cennik w zakładce Cennik- poniżej.

    Wysokość łącznej opłaty za konkretną legalizację dokumentów można uzgadniać z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną legalizacja@kig.pl.

    Krok 3 LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

    Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik KIG dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.

    Zalegalizowane lub wystawione przez KIG dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.

     

  • W zależności od wymagań zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

    Informacje dotyczące legalizacji w MSZ dostępne są na stronie www.msz.gov.pl.

    W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl.

  • Cennik obowiązujący od 01.01.2018 r.  – pobierz pdf

Kontakt:

Dział Legalizacji
ul. Trębacka 4
00-074 Warszawa
tel + 48 22 630 96 31
tel + 48 22 630 97 67
tel + 48 22 630 96 79
fax + 48 22 826 82 31
e-mail: legalizacja@kig.pl