• A A A

Zaświadczenia

W ramach prowadzonej przez Krajową Izbę Gospodarczą Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA (KIG BLCA) działalności w zakresie legalizacji i wystawiania dokumentów w obrocie z zagranicą, po przedłożeniu dokumentów potwierdzających wnioskowane okoliczności, przedsiębiorcy mogą uzyskać:

  • zaświadczenie o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • zaświadczenie o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków,
  • zaświadczenie o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej,
  • zaświadczenie o innych okolicznościach, które mogą zostać potwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

Aby uzyskać wnioskowane zaświadczenie (jeżeli wcześniej firma nie korzystała z usług legalizacyjnych) należy uwierzytelnić firmę i sposób jej reprezentacji, postępować zgodnie z procedurą związaną z uzyskaniem zaświadczenia oraz dokonać zapłaty należności za wydanie zaświadczenia zgodnie z obowiązującym w Krajowej Izbie Gospodarczej cennikiem.

  • Nazwa dokumentu Kwota netto *

    Zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością.

    250 – 500 PLN
    Zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków. 500 – 1000 PLN
    Zaświadczenia o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej. 600 – 1200 PLN
    Inne niż wymienione w pkt 1, 2 i 3 zaświadczenia, za wyjątkiem wystawianych w ramach działalności legalizacyjnej, do których wystawiania upoważniona jest Krajowa Izba Gospodarcza. 300 – 600 PLN

    *Wysokość opłaty za wystawienie zaświadczenia, w określonych wyżej granicach, uzależniona jest od stopnia skomplikowania konkretnej sprawy. Decyzję o wysokości opłaty, na wniosek Kierownika Działu Legalizacji, podejmuje Dyrektor KIG BLCA.

    Dodatkowe informacje:

    Określone powyżej opłaty pobierane są za wystawienie jednego oryginału zaświadczenia i do 4 kopii. W przypadku wniosku o wystawienie większej ilości niż jeden oryginał zaświadczenia opłaty, z uwzględnieniem zasady wskazanej w tytule cennika, pobierane są w sposób następujący:

    1. za pierwszy oryginał zaświadczenia wraz z kopiami – opłaty określone powyżej w pkt. 1-4,
    2. za każdy następny oryginał zaświadczenia – 50% opłaty określonej powyżej w pkt. 1-4.

    W przypadku wniosku o wydanie większej ilości niż 4 kopie oryginału danego zaświadczenia, pobierana jest opłata w wysokości 15 PLN za każdą dodatkową kopię.

  • 1. Wydawane mogą być te zaświadczenia, które mieszczą się w zakresie uprawnień Krajowej Izby Gospodarczej, określonych ustawą o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (tekst jednolity Dz.U z 2009 r. Nr 84, poz. 710, z późn. zm.) oraz statutem Krajowej Izby Gospodarczej.

    2. Zaświadczenia wydawane będą na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy (wnioskującego) podpisanego przez upoważnione osoby, składanego w KIG BLCA w Dziale Legalizacji. Wniosek i wymagane dokumenty mogą być także przekazywane elektronicznie w formie skanów, z zastrzeżeniem konieczności przedłożenia oryginałów przy odbiorze, pod rygorem nie wydania zaświadczenia.

    3. W zakresie merytorycznym wniosek winien określać, w szczególności, wnioskowaną treść zaświadczenia, a także wskazywać osobę reprezentującą wnioskodawcę w sprawie zaświadczenia i jej telefon kontaktowy.

    4. W sytuacji, gdy jest to niezbędne dla sporządzenia zaświadczenia wniosek powinien zawierać opis stanu faktycznego i prezentację innych okoliczności i danych istotnych dla treści zaświadczenia.

    5. Wniosek o wydanie zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego powinien określać, przede wszystkim zakres wnioskowanego zaświadczenia (potwierdzenie, odrębnie lub łącznie, faktu rejestracji przedsiębiorcy, przedmiotu działalności, zasad reprezentacji czy też innych okoliczności związanych z działalnością przedsiębiorcy).

    6. Wniosek o wydanie zaświadczenia o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej powinien zawierać, w szczególności, dokładny opis okoliczności powodujących niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, datę i miejsce ich zaistnienia, jak również okres występowania tych okoliczności i ich skutków, informacje dotyczące umowy i jej realizacji, a w szczególności: datę zawarcia, numer, przedmiot, kontrahenta wnioskodawcy, związek przyczynowy pomiędzy opisaną okolicznością a przedstawionym przez wnioskodawcę zakresem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jak również inne informacje niezbędne dla wydania zaświadczenia. Zaświadczenia te mogą być wydawane na wniosek i na rzecz podmiotu bezpośrednio zobowiązanego z umowy, której dotyczą. Z zastrzeżeniem wyjątkowych sytuacji, potwierdzonych, w szczególności, analogicznym zaświadczeniem wydanym przez właściwą organizację z kraju zdarzenia, zaświadczenia mogą dotyczyć jedynie okoliczności zaistniałych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

    7. Wniosek o wydanie zaświadczenie o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków, powinien szczegółowo określać okoliczności, które zaświadczenie ma potwierdzać.

    8. Do wniosków, o których mowa w pkt. 5, 6, 7, muszą być załączone dokumenty potwierdzające wnioskowaną treść zaświadczenia, które winny być dostarczone w oryginale lub w kserokopii poświadczonej zazgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy.

    9. W razie konieczności wnioskodawca proszony jest do uzupełnienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień w zakresie niezbędnym dla wydania wnioskowanego zaświadczenia. Wyjaśnienia i ustalenia dotyczące treści zaświadczenia mogą być również dokonywane w trybie roboczym telefonicznie lub w drodze korespondencji elektronicznej.

    10. Zaświadczenia sporządzane są w j. polskim lub angielskim, a w wyjątkowych przypadkach w innych językach. Wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawiania tłumaczeń, w szczególności, przedmiotu działalności czy też tekstów specjalistycznych, które mają być zamieszczane w zaświadczeniu. Niezależnie od powyższego, jeżeli jest to niezbędne, wnioskodawca może być obciążony kosztami sporządzanych przez tłumaczy obcojęzycznego tekstu zaświadczenia.

    11. Zaświadczenia sporządzane są na blankietach Krajowej Izby Gospodarczej. Zarówno oryginały jak i kopie zaświadczeń, podpisywane są przez osoby upoważnione i opatrywane okrągłą pieczęcią Krajowej Izby Gospodarczej.

    12. Zaświadczenia wydawane są przez KIG BLCA Dział Legalizacji osobiście wnioskodawcy lub jego upoważnionemu przedstawicielowi, za pokwitowaniem z datą złożoną na kopii zaświadczenia pozostającej w aktach albo też wysyłane pocztą na wskazany przez wnioskodawcę adres. Możliwy jest także odbiór kurierem na koszt wnioskodawcy.

    13. KIG BLCA Dział Legalizacji ma prawo odmówić sporządzenia i/lub wydania zaświadczenia w całości lub w części, w przypadku niespełnienia warunków określonych w niniejszej procedurze, braku należytego i wiarygodnego potwierdzenia załączonymi dokumentami wnioskowanej treści lub w przypadku uznania, iż wnioskowane okoliczności nie mogą być potwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

    14. Po uzyskaniu zaświadczenia i wniesieniu opłaty KIG BLCA Dział Legalizacji wystawia fakturę za wystawione zaświadczenie.

  • Przy pierwszym wniosku do KIG BLCA lub w przypadku aktualizacji danych należy dokonać uwierzytelnienia przedsiębiorcy i reprezentujących go osób przedkładając następujące dokumenty:

    1. dokument potwierdzający rejestrację i prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej,
    2. zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON,
    3. decyzję albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP),
    4. uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego (przedstawicieli ustawowych, prokurentów i/lub pełnomocników), wraz z pełnomocnictwami w sytuacji, gdy prawo do reprezentowania przedsiębiorcy nie wynika bezpośrednio z dokumentów wskazanych w lit. a).

    Dokumenty wymienione pod literami: a, b, c, d, powinny być dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy KIG BLCA zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla KIG BLCA.

    W przypadku odpisu z KRS, CEIDG oraz REGON i NIP dopuszcza się złożenie aktualnych wydruków z określonych przepisami urzędowych stron internetowych.

    Przedkładane przez wnioskodawców dokumenty wymienione pod literami: a, b, c, d mogą być przy składaniu weryfikowane przez KIG BLCA za zgodność i prawidłowość wystawienia z danymi zawartymi na określonych przepisami urzędowych stronach internetowych, czy też dokumentami wskazanymi pod lit a.

    W przypadku zmian u przedsiębiorcy powodujących konieczność dokonania korekt w dokumentach wymienionych pod literami: a, b, c, d, przy kolejnym wniosku o wydanie zaświadczenia przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

  • I.       Dokumenty rejestracyjne (wymagane do złożenia w celu uwierzytelnienia firmy, w przypadku braku wcześniejszego uwierzytelnienia)

    1. Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej w zakresie wnioskowanej działalności, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
    – aktualny wydruk KRS ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości
    – lub aktualny wydruk CEIDG ze strony internetowej Ministerstwa Rozwoju
    – lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.

    2. Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON – aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

    3. Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) – kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

    4. Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
    – wzoru podpisu w obecności przedstawiciela KIG na specjalnym formularzu lub,
    – wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
    – oryginalnej kopii karty bankowej, z adnotacją pracownika banku „potwierdzam autentyczność podpisu”.

    Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

    II.      Dokumenty do wystawienia zaświadczenia

    1. Wniosek o wystawienie zaświadczenia na papierze firmowym podpisany przez upoważnioną osobę wnioskodawcy (wniosek do pobrania) w 1 egzemplarzu.

    2. Dokumenty potwierdzające informacje zawarte w zaświadczeniu KIG, w tym:
    – produkcję przez wnioskodawcę określonych w zaświadczeniu towarów (np. na podstawie dokumentów rejestracyjnych),
    – zgodność opisanych towarów z regulacjami prawnymi/ międzynarodowymi standardami (zaświadczenia, decyzje, certyfikaty),
    – prowadzenie sprzedaży towarów na określonym rynku/rynkach (przykładowe faktury).

    3. Formularz zaświadczenia podpisany w oryginale przez upoważnionego przedstawiciela wnioskodawcy w 2 egzemplarzach (formularz w wersji angielskiej do pobrania) lub (formularz w wersji francuskiej do pobrania). Jeden ze złożonych egzemplarzy pozostaje w KIG.

    Dokumenty wymienione w pkt. 1-3 w wersji elektronicznej są przedmiotem analizy formalno-prawnej. Po pozytywnej decyzji wnioskodawca przygotowuje i przesyła do KIG oryginalnie podpisany wniosek i formularze zaświadczenia oraz załączniki do wniosku w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.

    Uwaga:

    1. Dokumenty wskazane powyżej nie stanowią wykazu zamkniętego. Krajowa Izba Gospodarcza może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających inne okoliczności dotyczące wnioskowanej sprawy.

    2. Brak wymaganych powyżej dokumentów oraz ewentualnie dokumentów dodatkowych skutkować będzie odrzuceniem wniosku o wystawienie zaświadczenia.

    3. Krajowa Izba Gospodarcza zastrzega sobie prawo do weryfikacji złożonych dokumentów w terminie do 7 dni, a w razie potrzeby do wydłużenia tego terminu.

    4. Koszt wystawienia zaświadczenia zależy od złożoności wnioskowanej sprawy i kształtuje się od 300 PLN do 600 PLN.