Blog KIG: Biuro rachunkowe ZUS

Media obiegła sensacyjna informacja o planach ZUS, który chce zdjąć z przedsiębiorców ciężar związany z prawidłowym rozliczaniem składek na rozmaite ubezpieczenia i fundusze. W jaki sposób? Nowy system ma wyręczyć płatników i sam wyliczyć za przedsiębiorcę należne składki. Przedsiębiorca zatwierdzi tylko dane. No i oczywiście opłaci składki. Jak mówi prezes ZUS, Gertruda Uścińska, zakład chce zostać „wirtualnym biurem rachunkowym”.

Komentarze pod artykułami opisującymi plany ZUS nie pozostawiają wątpliwości, co do stosunku części społeczeństwa do tej instytucji. „Znowu po to, aby nas ograbić”, „urzędnicy będą mieli mniej roboty a kasa ta sama” – to te bardziej oględne komentarze. W innych, bardziej merytorycznych, zwrócono uwagę na wiele wątpliwości. Dotyczyły m.in. tego, w jaki sposób ZUS będzie mógł automatycznie wyliczać składki np. za pracowników, skoro wynagrodzenia pracowników mogą się różnić w poszczególnych miesiącach a co za tym idzie, różnić się będzie podstawa do wyliczania składek. Takich wątpliwości jest znacznie więcej – odpowiedzi poznamy zapewne po zaprezentowaniu przez ZUS szczegółów tego rewolucyjnego rozwiązania.

Przypomnijmy, że podobne ułatwienia dla przedsiębiorców planowane są również w podatkach. Już w tym roku miała ich objąć usługa „Twój e-PIT”, dzięki której przedsiębiorcy mogliby korzystać ze wstępnie wypełnionych przez urzędy rocznych zeznań podatkowych. Niestety nie udało się wdrożyć usługi w tym roku (nie uchwalono na czas przepisów), ale być może już w przyszłym roku będzie dostępna.

Jak ocenić te reformy? Wprowadzają one radykalną zmianę w dotychczasowej filozofii działania systemu rozliczania podatków i składek ZUS. Do tej pory to przedsiębiorca był odpowiedzialny za ich prawidłowe wyliczenie i rozliczenie. Jeśli mechanizmy będą działały sprawnie – mogą ułatwić życie przedsiębiorcom. Dodatkowym plusem byłoby połączenie urzędowych platform z mechanizmami płatności online. Jeśli do tego dołożylibyśmy stworzenie platformy internetowej, dzięki której – zamiast wędrować pomiędzy portalami ZUS, podatkowymi itp. – przedsiębiorca w jednym miejscu miałby dostęp do wszystkich informacji o rozliczeniach podatkowych, ubezpieczeniowych, byłaby to wymierna korzyść z rozwoju e-administracji. Przedsiębiorcy mają pełne prawo domagać się wprowadzenia tego typu usług i nie powinna być to żadna „łaska” czy wielka przysługa ze strony administracji. Dlaczego? Dzisiaj trafia do urzędów w elektronicznej formie potężna ilość informacji dotyczących właściwie każdego obszaru działalności firm. Dla celów podatkowych są to m.in. informacje o sprzedaży i zakupach VAT oraz inne dane przesyłane obowiązkowo albo na żądanie w formacie JPK (np. dane z ksiąg podatkowych, gospodarki magazynowej itd). Wprowadzono obowiązek instalowania kas fiskalnych online. Planowane jest wprowadzenie Centralnego Rejestru Faktur. Do portalu KRS trzeba wysyłać elektroniczne sprawozdania finansowe. Z kolei ZUS, który już dziś dysponuje informacjami o ubezpieczonych przedsiębiorcach i pracownikach na etacie i zleceniach chce jeszcze otrzymywać informacje o umowach o dzieło (rejestr ma być uruchomiony od 2021 roku). Warto również pamiętać, że wiele informacji o firmach udostępnia się publicznie. Dane dużej grupy przedsiębiorców, którzy nie są przecież wysokimi urzędnikami państwowymi objętymi obowiązkiem ujawniania informacji majątkowych, są na wyciągnięcie ręki. W świetle rygorystycznych przepisów RODO oraz wielomilionowych kar nakładanych za ich naruszenie zakrawa na żart, że w ciągu kilku minut można w publicznych rejestrach znaleźć informacje gdzie przedsiębiorca mieszka, jaki ma numer telefonu, jaki ma PESEL, jaki zysk w danym roku miała jego firma, jaką kwotę z zysku wypłacili sobie poszczególni wspólnicy i jakie są plany rozwoju firmy. Udostępniając te dane (a raczej będąc zmuszonym do ich udostępnienia z racji prowadzenia biznesu) przedsiębiorca ma prawo oczekiwać, że zostaną one wykorzystane m.in. do upraszczania kwestii rozliczeń. Właściwie nie powinien nic robić, tylko czekać na odpowiednie rozliczenia z urzędów i sprawdzać, czy są prawidłowe.

Tak jak w przypadku innych narzędzi e-administracji, również w odniesieniu do usług „Twój e-PIT” dla przedsiębiorców, czy e-rozliczeń ZUS pojawia się pytanie, ilu przedsiębiorców realnie będzie mogło skorzystać z dobrodziejstw płynących z tych rewolucyjnych rozwiązań. Wszelkie „automaty” sprawdzają się wtedy, gdy dotyczą standardowych sytuacji i dysponują niezbędnymi informacjami do przeprowadzenia wyliczeń. Jeśli ktoś płaci ryczałtowy ZUS, obliczenie składek nie jest problemem i nie potrzeba do tego skomplikowanych programów komputerowych. Ale nie można zapominać, że mamy np. kilka rodzajów ulg ZUS o różnych zasadach i okresach obowiązywania, przepisy o zbiegu ubezpieczeń, przepisy o składnikach wynagrodzenia, które należy albo, których nie należy brać pod uwagę przy wyliczeniu składki, oraz wiele, wiele innych reguł, które powodują, że wyliczenie prawidłowej składki ZUS to czasami nie lada problem. Nawet najsprawniejszy automat może sobie z tym nie poradzić, jeśli nie będzie dysponował odpowiednimi danymi. Podobnie jest z zeznaniami podatkowymi. Wciąż nie wiadomo, w jakim zakresie przygotowane przez urząd skarbowy e-PIT-y przedsiębiorcy będą musieli uzupełniać ręcznie, bo urzędy nie dysponują szczegółowymi danymi np. o przychodach i kosztach.

Jak usprawnić automatyczne rozliczenia? Rozwiązania mogą być rozmaite. Mogłoby to być np. rozszerzenie możliwości korzystania z ryczałtowych form rozliczania ZUS i podatków. Albo dalsze poszerzanie katalogu informacji, które trzeba przekazywać elektroniczne do urzędów. Albo uproszczenie przepisów, w tym likwidacja dziesiątek ulg i wyłączeń. Każde z tych rozwiązań będzie miało swoje plusy i minusy. Tak czy inaczej, jeśli te wszystkie ułatwienia mają rzeczywiście przynosić korzyść przedsiębiorcom, to przepisy powinny być dostosowywane do e-gospodarki a nie na odwrót.

W kontekście rozwoju e-usług warto wspomnieć o jeszcze jednej ważnej sprawie. Zapowiedzi uczynienia z ZUS „wirtualnego biura rachunkowego” oraz inne pomysły na przejmowanie przez administrację odpowiedzialności za rozliczenia, powodują zapewne skoki ciśnienia u właścicieli i pracowników biur rachunkowych. Niektórzy wieszczą wręcz katastrofę na tym rynku. Obawy te są chyba przedwczesne. Odpowiednie przygotowanie danych elektronicznych wysyłanych do urzędów wciąż wymaga dużych kompetencji. Z kolei doświadczenia z e-PITem pokazują, że do przygotowanych przez urzędy rozliczeń należy stosować zasadę ograniczonego zaufania i samemu dokładnie je sprawdzać. Dopóki systemy te „nie dojrzeją” i nie nastąpi jakieś radykalne uproszczenie przepisów ubezpieczeniowych i podatkowych, katastrofy na rynku usług rachunkowych nie należy się spodziewać.

Grzegorz Stańczak