Co dalej z projektem ustawy o ochronie sygnalistów?

Kiedy ustawa o sygnalistach wejdzie w życie?

17 grudnia 2021 roku minął termin wdrożenia do polskiego prawa dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Przepisy w pierwszej kolejności objęły sektor publiczny, podmioty zatrudniające co najmniej 250 pracowników oraz instytucje finansowe, bez względu na wielkość zatrudnienia. Pod koniec 2023 przepisy obejmą również mniejsze podmioty zatrudniające do 50 pracowników. W większości krajów członkowskich prace nad przepisami są na początku ścieżki legislacyjnej. Podobnie jest w Polsce, gdzie po opublikowaniu pierwszego projektu ustawy prace stanęły. Z jednej strony daje to działom compliance czas na dopracowanie procedur, zapisów w regulaminach pracy i zbudowanie kanałów komunikacji, z drugiej powoduje duże rozluźnienie dyscypliny i przestrzegania harmonogramu wdrożenia. W przypadku międzynarodowych grup kapitałowych oczekiwanie na uchwalenie praw krajowych z pozoru wydaje się nieistotne – każdy przedsiębiorca musi stworzyć odrębny system do obsługi zgłoszeń, a w przypadku dużych przedsiębiorców nie może on być współdzielony. Teoretycznie nie ma problemu, żeby każdy podmiot w Grupie prowadził niezależne wdrożenie, w praktyce nie do końca jest to możliwe.

Przypomnijmy jakie obowiązki nakłada na pracodawcę dyrektywa o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, będzie kierowana do wszystkich pracodawców, zarówno prywatnych, jak i publicznych. Celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenie prawa. Sygnalistą może zostać każdy mający wiedzę o naruszeniu prawa w swoim środowisku zawodowym, łącznie z kandydatem do pracy, zleceniobiorcą a nawet klientem. Jeżeli taka osoba ma uzasadnione podejrzenie łamania przepisów w określonych przez dyrektywę obszarach prawa, może zgłosić naruszenie, korzystając z jednej z trzech możliwości:

• bezpośrednio informując pracodawcę (jest to tzw. zgłoszenie wewnętrzne)
• Dokonać zgłoszenia zewnętrznego, skierowanego do organów publicznych (w Polsce będzie to najprawdopodobniej Rzecznik Praw Obywatelskich),
• skorzystać z tzw. ujawnienia publicznego, czyli ujawnić naruszenie w dowolny sposób, do nieoznaczonego kręgu odbiorców (np. media czy kanały społecznościowe).

Zgłaszający naruszenie musi być chroniony przez pracodawcę przed działaniami odwetowymi współpracowników (dyskryminacja) jak i organizacji (ochrona przed zwolnieniem). Z kolei pracodawca ma obowiązek stworzenia kanałów komunikacji z osobami, które chcą zgłosić naruszenie oraz stworzyć wewnętrzne procedury rozpatrywania zgłoszeń. Zapisy dyrektywy są stosunkowo konkretne i gdyby zaszła taka potrzeba, można je stosować bezpośrednio. Mechanizmy zgłoszeń są opisane, narzędzia ochrony sygnalisty określone. Jest kilka przepisów blankietowych adresowanych do legislatorów krajowych, natomiast nie są one istotną przeszkodą w opisie modelowego podejścia do obsługi zgłoszeń. Innymi słowy, bez przepisów krajowych można zbudować system obsługi zgłoszeń sygnalistów, stworzyć wewnętrzne procedury, przygotować komunikację zewnętrzną oraz wprowadzić wewnętrzne mechanizmy ochronne. Nie będą to jednak rozwiązania trwałe. Wszystko przez kilka przepisów dyrektywy 2019/1937, które mówią o uprawnieniu państw członkowskich do określenia wyższego poziomu ochrony lub rozszerzenia katalogu przedmiotowego zgłoszeń. Powoduje to, że kompletny system obsługi zgłoszeń w danym kraju może być stworzony dopiero po uchwaleniu prawa krajowego. Szczególnie w Polsce, gdzie proces legislacyjny jest bardzo niskiej jakości i przebiega w sposób chaotyczny i nieprzejrzysty, jest to dużym problemem. Przegląd prac legislacyjnych prowadzonych przez państwa członkowskie pokazuje, że krajowi prawodawcy, mimo takiej możliwości, nie rozszerzają zakresu zgłoszeń ani nie zakładają powstania systemu wsparcia dla sygnalistów przez zmiany w innych aktach prawnych. Ustawy krajowe są najczęściej powtórzeniem treści dyrektywy w jej podstawowym brzmieniu.

 „Z jednej strony mamy kraje, które już w 2019 r. rozpoczęły prace legislacyjne (w naszym regionie to Czechy, Estonia, Litwa) z drugiej są takie, które albo prac jeszcze nie podjęły (Niemcy nie opublikowali jeszcze projektu ustawy), bądź też świadomie podjęły decyzję o złamaniu przepisów dyrektywy (Szwecja w prawie krajowym nakłada obowiązek stworzenia kanału 6 miesięcy później, niż wynika to z dyrektywy) To pokazuje, że jedna z bardziej istotnych regulacji wspólnotowych, która miała chronić interesy finansowe UE, jest traktowana przez kraje członkowskie raczej swobodnie. To jeden z powodów, dla którego dyrektywy o sygnalistach nie należy porównywać do RODO. Prawodawca unijny wyraźnie zmniejszył wagę sytemu, regulując go w dyrektywie, a państwa członkowskie, nawet te, które uważamy tradycyjnie za bardziej uporządkowane, skrzętnie z tego korzystają” – mówi Ekspert KIG – Przemysław Ruchlicki

W Polsce również, po opublikowaniu projektu i zebraniu uwag do projektu ustawy, prace legislacyjne stanęły. Rząd zajął się rozwiązywaniem problemów wewnętrznych, a projekt ustawy będzie tylko jednym z kolejnych, który z opóźnieniem wdroży przepisy wspólnotowe.

Wdrażanie systemu w Grupach kapitałowych

Grupy kapitałowe czerpią korzyści z synergii procesów. W przypadku sygnalistów z różnych, najczęściej racjonalnych względów, prawodawca unijny zablokował możliwość współdziałania przy budowaniu kanałów zgłoszeń. Każdy przedsiębiorca działa samodzielnie. Nie oznacza to jednak, że potencjał Grupy nie może być wykorzystany. Jak to zrobić? Warto zorganizować spotkanie działów compliance wszystkich spółek z Grupy i ustalić, co jest możliwe do wykonania na poziomie międzynarodowym, co na poziomie krajowym, a gdzie każda spółka musi działać samodzielnie.

Grupa kapitałowa to również wspólne zasady wizualizacji. Dobrze widać to na przykładzie istniejących – grupowych – kanałów do obsługi zgłoszeń sygnalistów. Najczęściej kanał jest tworzony przez spółkę-matkę i najczęściej jest to podmiot zlokalizowany w kraju o znacznie wyższej kulturze obsługi zgłoszeń i wyższym poziomie kapitału społecznego.

Powyższa obserwacja ma bardzo duży wpływ na zrozumienie procesów wewnątrz Grupy. Kraje Europy Zachodniej, USA czy Kanada – jeżeli kanał grupowy był organizowany właśnie tam, to najczęściej służył do obsługi zgłoszeń korupcyjnych, naruszenia prawa publicznego, często również naruszeń prawa pracy przez menadżerów. Prawie zawsze daje możliwość zgłoszeń anonimowych.

Taki kanał był wielokrotnie testowany w praktyce, stąd pokusa, żeby jego mechanizmy przenieść do kanałów krajowych. Ułatwia to promocję wśród pracowników (jedna grafika, jeden tekst informacyjny tylko tłumaczony na języki narodowe), ułatwia również komunikację kontrahentom, często również podmiotom wielonarodowym. Taka unifikacja komunikacji jest tańsza i bardziej efektywna. Jak zauważa Ekspert KIG – Przemysław Ruchlicki:

„jest jednak problem praktyczny związany z jego funkcjonowaniem w Grupie. O kanale do zgłoszeń są informowani wszyscy pracownicy Grupy, niezależnie od kraju zatrudnienia. Czasem jest to element informacji onboardingowych, czasem jest to podstrona w sieci Intranet. Niezależnie od sposobu promocji, kanał grupowy ma swoją specyfikę – korzystają z niego głównie osoby zatrudnione w spółce, która go stworzyła. Czyli kanał do zgłoszeń jest testowany w hermetycznych warunkach kulturowych i prawnych. Ważne, aby takiego systemu, działającego od wielu lat, przetestowanego i w konsekwencji efektywnego (w danym kraju) nie przenosić 1:1 na założenia systemu obsługi zgłoszeń na podstawie dyrektywy. Stąd też, w mojej ocenie, bardzo ważnym czynnikiem we wspólnych pracach nad systemem jest komunikacja w Grupie różnic kulturowych, a rozwiązaniem, które jest w obecnej sytuacji legislacyjnej najprostsze do zaimplementowania, jest określenie poziomu minimum ochrony sygnalistów. Stąd też wspólne – grupowe założenia dla ram funkcjonowania krajowych kanałów do zgłaszania najczęściej bazują na podstawowych zapisach dyrektywy – nie rozszerza się zakresu przedmiotowego spraw podlegających zgłoszeniu (np. o naruszenia praw pracowniczych) i nie dopuszcza się zgłoszeń anonimowych. Warto jednak już na etapie takiej dyskusji ustalić kolejne kroki, które będą rozszerzały system. Praktyka pokazuje bowiem, że anonimowe zgłoszenia często są uzasadnione”

Obowiązek informacyjny

Jednym z wymogów systemu dot. sygnalistów jest informowanie pracowników, współpracowników i kontrahentów o przyjętych mechanizmach. W przypadku Grupy wspólne podejście i jednolite zasady funkcjonowania kanałów krajowych znacznie ułatwiają pracę działów compliance w poszczególnych krajach. Ustalenie tych samych zasad funkcjonowania kanału w wielu krajach to jednolita informacja dla pracowników i kontrahentów. Działanie spółki w Grupie może ułatwić wdrażanie przepisów o ochronie sygnalistów, jednocześnie wymaga starannego planowania i ścisłej współpracy między podmiotami o różnych interesach, różnej dojrzałości i różnych doświadczeniach z już działającym systemem obsługi zgłoszeń sygnalistów.

Z punktu widzenia oficera compliance opóźnienie we wdrożeniu prawa krajowego jest problematyczne ze względu na ryzyko obniżenia budżetu na 2022 rok, jak również braku możliwości czytelnej komunikacji, kiedy system zostanie uruchomiony. Obecna sytuacja wymaga dobrej komunikacji z zarządem, działem kadr, marketingu i związkami zawodowymi, aby z chwilą podpisania ustawy jak najefektywniej wykorzystać krótkie vacatio legis.