• A A A

Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?

Zgłoś się do Krajowej Izby Gospodarczej.

Na każdym etapie nasi eksperci odpowiedzą na Twoje pytania pod numerami telefonu: 22 630 96 31, 22 630 97 17, 22 630 97 67.

Zapytanie i zgłoszenia przyjmujemy drogą elektroniczną: legalizacja@kig.pl

Dział Legalizacji obsługuje klientów od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00 – 15.00

Przedpłaty za usługi legalizacyjne, po wcześniejszym uzgodnieniu kosztów legalizacji, należy przesyłać na konto KIG BLCA w Banku Millennium 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832.

Płatności gotówkowe w kasie w godz. 9.00-14.00

 UWAGA
Legalizacja kserokopii dokumentów „za zgodność z oryginałem” od dnia 28.09.2016 r. jest realizowana w następujący sposób: w przypadku konieczności uwierzytelnienia kserokopii dokumentów przez KIG eksporter przygotowuje własne oświadczenie  kierowane do zagranicznego klienta potwierdzające informacje zawarte w kserokopii dokumentu. Kserokopia dokumentu (bez potwierdzenia) jest załącznikiem do oświadczenia podlegającego legalizacji. Szczegóły w Dziale Legalizacji www.legalizacja.kig.pl

blca.grafika123_

  • Czynności  legalizacyjne są dokonywane przez Krajową Izbę Gospodarczą na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Krajowej Izby Gospodarczej.

  • Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.

    Rodzaje legalizowanych przez Krajową Izbę Gospodarczą dokumentów:

    1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
    2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
    3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
    4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
    5. Poświadczanie za zgodność z okazanymi oryginałami kopii i kserokopii dokumentów handlowych.
    6. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
    7. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

    Krajowa Izba Gospodarcza wydaje również niżej wymienione dokumenty:

    1. Zaświadczenia o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością.
    2. Zaświadczenia o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków.
    3. Zaświadczenia/certyfikaty o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej.

    Więcej w zakładce Zaświadczenia Krajowej Izby Gospodarczej.

  • KIG nie legalizuje:

    1. zaświadczeń i raportów bankowych,
    2. zaświadczeń i decyzji wydanych przez urzędy skarbowe,
    3. dokumentów sądowych, w tym sądów arbitrażowych,
    4. długo i krótko terminowych deklaracji dostawcy,
    5. elektronicznie generowanych deklaracji celnych,
    6. dokumentów urzędowych podlegających legalizacji Apostille,
    7. kserokopii (za wyjątkiem za zgodność z oryginałem) lub dokumentów nie podpisanych,
    8. tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy przysięgłych i dokumentów potwierdzonych notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
  • Przedsiębiorca występujący do Krajowej Izby Gospodarczej o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

    1.Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
    •    aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości
    •    lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju
    •    lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego

    2.Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
    •    aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

    3.Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
    •    kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

    4.Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
    — wzoru podpisu w obecności przedstawiciela BLCA KIG na specjalnym formularzu lub,
    — wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
    — oryginalnej kopii karty bankowej, z adnotacją „potwierdzam autentyczność podpisu ”,
    Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa  może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

    W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

    Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Krajowa Izba Gospodarcza zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla KIG.

  • Legalizacja dokumentów handlowych krok po kroku.

    Krok 1 UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

    Eksporter przekazuje KIG komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.

    W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w KIG BLCA informacji, Eksporter kontaktuje się z KIG drogą elektroniczną: legalizacja@kig.pl lub telefonicznie pod numerami: 22 630 96 31, 22 630 97 12, 22 630 97 67.

    O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

    Krok 2 WNIOSKOWANIE

    A. Weryfikacja wniosków i dokumentów

    Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu.

    Wzór wniosku  wniosek_o_wydanie_swiadectwa_pochodzenia_i_zalegalizowanie_dok_handlowych

    Wraz z wnioskiem eksporter przedstawia dokumenty do legalizacji. Eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów autorstwa eksportera przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych (reprezentacji lub pełnomocników) do reprezentowania przedsiębiorstwa i tych, których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone.

    W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu KIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celny. Uwaga: Druga strona formularza wypełniana i drukowana jest tylko gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

    Wzór formularza formularz_swiadectwa_pochodzenia2

    W przypadku dokumentów uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby KIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji. Kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji, za wyjątkiem potwierdzania kserokopii za zgodność z okazanym oryginałem.

    Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną legalizacja@kig.pl

    B. Wniesienie opłaty przez eksportera

    Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura a eksporter wnosi na rzecz KIG obowiązującą opłatę w kasie KIG (kasa czynna w godz. 9.00-14.00).

    W przypadku składania dokumentów pocztą eksporter wnosi opłaty w formie przedpłaty na konto Bank Millennium SA 94 1160 2202 0000 0000 8397 7832. W takim przypadku faktura jest wystawiana po zakończeniu procesu legalizacji i przesłaniu potwierdzenia dokonania opłaty. Aktualny cennik w zakładce Cennik- poniżej.

    Wysokość łącznej opłaty za konkretna legalizację dokumentów można uzgadniać z KIG telefonicznie lub drogą elektroniczną legalizacja@kig.pl.

    Krok 3 LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

    Po stwierdzenie poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik KIG dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych do legalizacji.

    Zalegalizowane dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane osobiście przedstawicielowi eksportera lub w innej uzgodnionej formie.

  • I. Legalizacja różnych dokumentów handlowych typu: faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż tłumaczy przysięgłych.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).
    2. Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje jeden oryginalnie podpisany egzemplarz zalegalizowanego dokumentu załączony przez wnioskodawcę.

    II. Legalizacja dokumentów przewozowych, np. konosamentów, faktur transportowych i innych dokumentów związanych z przewozem.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).
    2. W przypadku, kiedy wystawca dokumentu (np. konosamentu, faktury frachtowej) wydaje tylko oryginały, Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.

    III. Legalizacja świadectw wydanych przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).
    2. W przypadku, kiedy wystawca dokumentu (np. świadectwa zdrowia, świadectwa wolnej sprzedaży) wydaje tylko oryginały, Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.

    IV. Legalizacja świadectw i zaświadczeń wydanych przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.

    1. Eksporter przedkłada wniosek (KROK PO KROKU) i dokumenty do legalizacji zgodnie z Zasadami ogólnymi.
    2. W przypadku, kiedy wystawca dokumentu wydaje tylko oryginały, Krajowa Izba Gospodarcza zatrzymuje kserokopię zalegalizowanego dokumentu załączoną przez wnioskodawcę.

    V. Poświadczanie zgodności kserokopii dokumentu z okazanym oryginałem.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).
    2. Wnioskodawca załącza do wniosku określoną przez siebie ilość kopii, kserokopii, fotokopii przewidzianych do legalizacji i jedną dodatkową przeznaczoną dla Krajowej Izby Gospodarczej.

    VI. Poświadczanie autentyczności podpisu osoby upoważnionej, np. na pełnomocnictwie, umowie agencyjnej lub innym dokumencie handlowym.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).

    VI. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).
    2. We wniosku o wystawienie przez Krajową Izbę Gospodarczą dodatkowego świadectwa pochodzenia, przedsiębiorca powinien podać przyczynę występowania o takie świadectwo i załączyć kserokopię dokumentu, z którego wynika wymóg uzyskania świadectwa pochodzenia wystawionego przez Krajową Izbę Gospodarczą (np. instrukcji dokumentowej od kontrahenta zagranicznego, z banku, itp.). We wniosku powinien być także przywołany numer, data i miejsce wystawienia świadectwa pochodzenia wydanego przez urząd celny. Przedsiębiorca przedkłada w Krajowej Izbie Gospodarczej do wglądu oryginał przywołanego świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny, a jego kserokopię załącza do wniosku.
    3. Formularz świadectwa pochodzenia zgodny z wzorem określonym przez Krajową Izbę Gospodarczą wypełnia wnioskodawca. Formularz świadectwa pochodzenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Procedur. Dokonywanie ewentualnych zmian w wypełnionym formularzu świadectwa pochodzenia będzie możliwe przed legalizacją, w przypadku dostarczenia do Krajowej Izby Gospodarczej wypełnionego formularza również w wersji elektronicznej (e-mail, CD, dyskietka).

    VIII Dodatkowa legalizacja w Krajowej Izbie Gospodarczej świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny (na odwrocie świadectwa) uwarunkowana wymogami kraju odbiorcy towaru.

    1. Eksporter przedkłada wniosek i dokumenty do legalizacji (KROK PO KROKU).
    2. We wniosku o dodatkową legalizację świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny, przedsiębiorca wnioskujący powinien podać powód występowania o dodatkową legalizację, który zaznacza w formularzu. Do wniosku przedsiębiorca załącza kserokopię świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny.
  • W zależności od wymagań zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

    Informacje dotyczące legalizacji w MSZ dostępne są na stronie www.msz.gov.pl.

    W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl.

Kontakt:

Dział Legalizacji
ul. Trębacka 4
00-074 Warszawa
tel + 48 22 630 96 31
tel + 48 22 630 97 67
tel + 48 22 630 97 17
fax + 48 22 826 82 31
e-mail: legalizacja@kig.pl